1. Determinar os termos do acordo nos dois idiomas. Há modelos e geradores de Acordos Específicos e Termo Aditivo para vários fins disponíveis na página de Downloads do website da DRI. As devidas especificidades e exigências de cada acordo devem ser modificadas, conforme as exigências jurídicas específicas da instituição parceira.

2. Elaborar um Plano de Trabalho. Há exemplo de Plano de Trabalho disponível na página de Downloads do website da DRI. O Plano de Trabalho deve conter no mínimo:

a. Razões da propositura do acordo, seus objetivos e sua adequação à missão institucional das partes envolvidas;

b. Identificação do objeto a ser executado;

c. Metas a serem atingidas;

d. Etapas ou fases de execução;

e. Previsão de início e fim da execução do objeto.

f. Assinatura do/a Coordenador/a do Acordo.

3. Preencher o Formulário “Acordos Acadêmicos Internacionais” disponível na página de Downloads do website da DRI. Todos os campos do Formulário “Acordos Acadêmicos Internacionais” devem ser preenchidos pela unidade acadêmica proponente do Acordo e a esta compete, também, a tradução dos documentos listados nesse formulário segundo orientações nele descritas.

4. Abrir processo contendo o Formulário “Acordos Acadêmicos Internacionais” devidamente preenchido e todos os documentos listados nesse formulário.

Lembre-se que todas as folhas devem ser numeradas e rubricadas em ordem cronológica e todas folhas em branco devem estar identificadas pelo carimbo “Em branco” no verso.

Como deve ficar o o processo contendo o acordo

O proponente deverá abrir um processo no protocolo da sua unidade acadêmica, que deverá conter, ao sair da sua unidade, no mínimo:

• Requerimento para Abertura de Processo;
• Formulário “Acordos Acadêmicos Internacionais” devidamente preenchido;
• Minutas do Acordo, sendo 01 em português e 01 em língua estrangeira, se houver.
• Plano de Trabalho;
• Demais documentos listados no Formulário “Acordos Acadêmicos Internacionais”
• Ata da Reunião da Congregação ou do Conselho Deliberativo em que as minutas do acordo foram aprovadas;
• Despacho para o Conselho de Coordenação do respectivo Centro;
• Todas as minutas do Acordo a serem assinadas – normalmente 04 vias, sendo 02 em português e 02 no idioma da instituição parceira – sem assinatura, sem furos e sem numeração, dentro de um envelope plástico transparente anexo ao processo. (Essas são as vias que serão assinadas pelo Reitor da UFRJ, após a aprovação de todas as instâncias).
• Lembre-se que todas as folhas devem ser numeradas e rubricadas em ordem cronológica e todas folhas em branco devem estar identificadas pelo carimbo “Em branco” no verso.

Como é a tramitação do processo contendo o acordo

1. O processo é aberto na unidade acadêmica pelo proponente do Acordo;

2. O processo passará pela Congregação ou pelo Conselho Deliberativo da respectiva unidade acadêmica para apreciação das minutas do Acordo;

3. Em caso de aprovação, o processo seguirá para o Conselho de Coordenação do respectivo Centro para apreciação;

4. Em caso de aprovação, o processo seguirá para a DRI para revisão técnica do conteúdo do processo quanto à adequação à legislação e aos regulamentos internos;

5.Em caso de aprovação, o processo seguirá para a Procuradoria Federal, com posterior retorno ao SCRI;

6.a. Em caso de aprovação sem restrições, o processo seguirá para a Secretaria de Órgãos Colegiados para apreciação das minutas pelo Conselho Superior de Coordenação Executiva (CSCE), com posterior retorno à DRI;

6.b. Em havendo retificações a serem feitas, o processo seguirá para a unidade acadêmica proponente do Acordo para que sejam tomadas as devidas providências, com posterior retorno à DRI e prosseguimento do item 6.a;

7. Em caso de aprovação pelo CSCE, as vias do Acordo anexas ao processo serão submetidas à assinatura do Reitor, com posterior retorno à DRI;

8. Após a assinatura do Reitor, o processo seguirá para a unidade acadêmica proponente do Acordo para providências quanto à obtenção da(s) assinatura(s) da Instituição Parceira e/ou quanto ao envio das vias totalmente assinadas a esta instituição, com posterior retorno do processo à DRI.

9. Enquanto estiver vigente, o processo ficará armazenado na DRI, salvo exceções.