1. Determinar os termos do Protocolo de Intenções nos dois idiomas. Há um modelo e um gerador de Protocolo de Intenções disponível na página de Downloads do website do SCRI. As devidas especificidades e exigências de cada Protocolo devem ser modificadas, conforme as exigências jurídicas específicas da instituição parceira.

3. Preencher o Formulário “Protocolos de Intenções” disponível na página de Downloads do website da DRI. Todos os campos do Formulário “Protocolos de Intenções” devem ser preenchidos pela unidade acadêmica proponente do Protocolo.

4.Abrir processocontendo o Formulário “Protocolos de Intenções” devidamente preenchido e todos os documentos listados nesse formulário. Lembre-se que todas as folhas devem ser numeradas e rubricadas em ordem cronológica e todas folhas em branco devem estar identificadas pelo carimbo “Em branco” no verso.

Como deve ficar o processo contendo o protocolo de intenções

O proponente deverá abrir um processo no protocolo da sua unidade acadêmica, que deverá conter, ao sair da sua unidade, no mínimo:

• Requerimento para Abertura de Processo;
• Formulário “Protocolos de Intenções” devidamente preenchido;
• Minutas do Acordo, sendo 01 em português e 01 em língua estrangeira, se houver.
• Ata da Reunião da Congregação ou do Conselho Deliberativo em que as minutas do acordo foram aprovadas;
• Despacho para o Conselho de Coordenação do respectivo Centro;
• Todas as minutas do Protocolo a serem assinadas – normalmente 04 vias, sendo 02 em português e 02 no idioma da instituição parceira – sem assinatura, sem furos e sem numeração, dentro de um envelope plástico transparente anexo ao processo.(Essas são as vias que serão assinadas pelo Reitor da UFRJ, após a aprovação de todas as instâncias).
• Lembre-se que todas as folhas devem ser numeradas e rubricadas em ordem cronológica e todas folhas em branco devem estar identificadas pelo carimbo “Em branco” no verso.

Como é a tramitação do Processo contend o Protocolo de Intenções

1. O processo é aberto na unidade acadêmica pelo proponente do Protocolo de Intenções;

2. O processo passará pela Congregação ou pelo Conselho Deliberativo da respectiva unidade acadêmica para apreciação das minutas do Protocolo de Intenções;

3. Em caso de aprovação, o processo seguirá para o Conselho de Coordenação do respectivo Centro para apreciação;

4. Em caso de aprovação, o processo seguirá para a DRI para revisão técnica do conteúdo do processo quanto à adequação à legislação e aos regulamentos internos;

5.a. Em caso de aprovação sem restrições, o processo seguirá para a Secretaria de Órgãos Colegiados para apreciação das minutas pelo Conselho Superior de Coordenação Executiva (CSCE), com posterior retorno à DRI;

5.b. Em havendo retificações a serem feitas, o processo seguirá para a unidade acadêmica proponente do Protocolo de Intenções para que sejam tomadas as devidas providências, com posterior retorno à DRI e prosseguimento do item 5.a;

6. Em caso de aprovação pelo CSCE, as vias do Protocolo de Intenções anexas ao processo serão submetidas à assinatura do Reitor, com posterior retorno à DRI;

7. Após a assinatura do Reitor, o processo seguirá para a unidade acadêmica proponente do Protocolo de Intenções para providências quanto à obtenção da(s) assinatura(s) da Instituição Parceira e/ou quanto ao envio das vias totalmente assinadas a esta instituição, com posterior retorno do processo à DRI.

8. Enquanto estiver vigente, o processo ficará armazenado na DRI, salvo exceções.